In Gesellschaftsbüchern kann man alle Schritte eines Unternehmens nachvollziehen, einschließlich der Vereinbarungen, die in Versammlungen getroffen werden, der Änderungen des Gesellschafts- oder Aktienkapitals und der Registrierung von Gesellschaftern oder Aktionären. Solche können von der Genehmigung von Gesellschaftsjahren, der Änderung von Statuten, der Erhöhung oder Verminderung des Kapitals, der Übertragung von Aktien oder Gesellschaftsanteilen, bis hin zur Auflösung der Gesellschaft reichen.

Durch Gesellschaftsbücher kann festgestellt werden, welche Änderung das Unternehmen seit dem Gründungsdatum erlebt hat. Im Allgemeinen Gesetz über Handelsgesellschaften ist geregelt, dass es für mexikanische Unternehmen zwingend vorgeschrieben ist ein Gesellschaftsbuch zu führen.

Die Unternehmensbücher müssen in drei Abschnitte unterteilt sein. In dem ersten Abschnitt ist das Versammlungsregistrierungsbuch, welches alle Versammlungen der Anteilseigner oder Gesellschafter der Gesellschaft beinhaltet. Der zweite Abschnitt ist das Buch über die Variationen des Kapitals, also die Zu- und Abnahmen des Kapitals, sowohl im festen als auch im variablen Teil. Der dritte und letzte Abschnitt enthält das Register der Gesellschafter oder Aktionäre, in dem es darum geht, wem die Anteile oder Aktien gehören, in die das Kapital eingeteilt ist. Es muss den Namen, die Nationalität, die Anschrift, die Bezeichnung des Titels, der die Beteiligung am Grundkapital der Gesellschaft abdeckt und die Übertragung von Anteilen enthalten, falls dies der Fall ist.

Es ist wichtig, das Buch immer auf dem neuesten Stand zu halten. In Artikel 129 des Allgemeinen Gesetzes über Handelsgesellschaften wird erwähnt, dass diejenigen, die als solche registriert sind, als Eigentümer der Anteile oder Aktien gelten. In der Gesetzgebung wird allerdings nicht nur vorgeschrieben, dass Unternehmensbücher benötigt werden, sondern Artikel 46 des Allgemeinen Gesetzes über Handelsgesellschaften erwähnt auch die Verpflichtung, die Bücher, Aufzeichnungen und Dokumente mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren und in gutem Zustand zu halten.

Die Verwaltung der Gesellschaft ist gemäß den Bestimmungen des Allgemeinen Gesetzes über Handelsgesellschaften für die ordnungsgemäße Existenz und Richtigkeit ihrer Daten verantwortlich. Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung sind der alleinige Geschäftsführer oder der Vorstand verantwortlich. Im Umgang mit Aktiengesellschaften sind entweder der alleinige Verwalter, der Verwaltungsrat oder der Kommissar verantwortlich.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Unternehmensbücher geführt und aktualisiert werden, um sowohl wirtschaftliche als auch steuerliche Probleme zu vermeiden.  Im Falle einer Prüfung von den Steuerbehörden müssen die gedruckten, aktualisierten und unterschriebenen Bücher vorgelegt werden.

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