März 2020 – die ersten Covid-19 Fälle treten in Mexiko auf. Im April wird Homeoffice für alle nicht systemrelevanten Berufe  verpflichtend. Damit ist auch WMP Mexico Advisors gezwungen, seine Angestellten ins Homeoffice zu schicken. Heute arbeitet WMP bereits seit einem Jahr größtenteils remote. Partnerin Simone Koch erzählt im Interview von den größten Herausforderungen und wie es WMP gelang, trotzdem im Team die Aufgaben zu meistern.

 

Partnerin Simone Koche

Simone Koch

Was war die größte Herausforderung bei der Einführung des Homeoffice?

Vorallem im Bereich Buchhaltung war die Einführung des Homeoffice eine Herausforderung. Wir mussten sicherstellen, dass jeder Zugang zu allen Dateien und zum Server hatte. Gerade in der Buchhaltung war es vor der Pandemie noch üblich, die Dokumente tatsächlich in ausgedruckter Form beim Kunden abzuholen und mit diesen zu arbeiten.  Im Bereich Key Account Management haben wir uns recht schnell eingefunden und konnten sehr zügig auf Videokonferenzen etc. umsteigen und das hat auch mit den Kunden sehr gut geklappt, da ja auch die von nun an von zu Hause arbeiten mussten.

Wie groß waren die Erfahrungen vor der Pandemie mit Homeoffice?

Vor der Pandemie hatten wir relativ wenig Erfahrung mit Homeoffice, das hat man eigentlich eher als Bonus gesehen. Es gab nur mal hier mal da jemanden, der mal einen Tag Homeoffice hatte, aber bei weitem nicht so wie jetzt. Von dem her, als wir am 1. April alle ins Homeoffice sind, war das schon eine Umstellung und neu für uns alle.

 

Welche Methoden wurden eingeführt, um die Kommunikation und Workflows auch trotz Homeoffice zu erhalten?

Wir haben verschiedene Applikationen, die wir jetzt nutzen. In diesen sieht man auch, wer gerade an welchem Projekt arbeitet. Dadurch, dass man jetzt eben nicht mal schnell über den Tisch rufen kann, haben wir verschiedene Gruppen in Chat-Systemen. Da besprechen wir morgens, was heute auf dem Plan steht und dann macht sich jeder an die Arbeit. Ausserdem nutzen wir verschiedene Zeiterfassungssysteme und mit den Kunden halten wir Videokonferenzen, was mittlerweile auch sehr gut funktioniert. Etwas schwieriger ist es auf der Ebene des sozialen Miteinanders: Vor der Pandemie hatten wir ein mal im Monat Afterwork, doch mit der Einführung des Homeoffice ist das weg gefallen. Anfangs haben wir versucht, kleine Events über Zoom zu machen, doch wir haben festgestellt, dass nicht jeder Lust hat, am Abend noch länger vor dem Computer zu sitzen. Diese Mitarbeiterbeziehungen und das soziale Miteinander sind definitiv etwas, was im Homeoffice fehlt.

 

Rückblickend – wie ist dein Fazit auf ein Jahr Homeoffice? Was waren die größten Learnings?

Rückblickend lief es für uns wirklich sehr gut. Wir konnten unser laufendes Geschäft aufrecht erhalten und auch der Jahresabschluss lief sehr gut. Ich bin wirklich sehr stolz auf unser Team, denn wir  mussten  genau das selbe abwickeln, wie vor der Pandemie. Gleichzeitig hatten wir noch einige Sonderprojekte wie unsere SAP Business One Einführung – doch auch das haben wir im Endeffekt aus dem Homeoffice gemeistert. Deswegen – es geht besser als gedacht. Oft hat man ja die Vorstellung, dass man im Homeoffice weniger arbeitet – das ist bei uns aber eher das Gegenteil.  Ein Grund dafür ist zum Beispiel, dass nicht jeder die beste Internetanbindung zu Hause hat und manches länger dauert – und da ist es dann üblich, dass die Leute abends länger arbeiten. Entsprechend wenn die Leute mitmachen und jeder seinen Teil beiträgt geht das ganz gut. Wir sind froh, wie es gelaufen ist.

 

Wie arbeitet WMP Mexico Advisors aktuell?

Aktuell sind wir bei uns in einem Wechselturnus – also die Hälfte im Büro, die Hälfte zu Hause. Das ist sehr schön, denn man sieht sich endlich mal wieder.  Das Soziale gehört ja auch dazu: mit den Mitarbeitern sprechen, sich auszutauschen. Gerade für die Motivation ist das sehr wichtig. Aber ich denke, auch in Zukunft wird es bei uns möglich sein, so ein Setup zu fahren. Dieses Jahr Pandemie und das Jahr Homeoffice hat bestimmt die Arbeitsweise für die Zukunft verändert aber ich denke, jetzt zumindest wieder die halbe Zeit im Büro zu sein, tut jedem gut. Und es motiviert natürlich auch!